¿Cuáles son las obligaciones de un responsable del sistema interno de información en un canal de denuncias?
Como responsable del sistema interno de información de una canal de denuncias de una organización, tus obligaciones o principales cometidos serían estos:
- Gestionar el sistema para proteger la información que se transmite por el canal de denuncias dentro por el sistema interno de información: debes disponer de un protocolo seguro para que los empleados, clientes u otras partes interesadas puedan informar sobre delitos de manera confidencial. Esto debe incluir mecanismos electrónicos de cifrado de la información y sistemas que eviten el filtrado de la información a través de fotografías, copia/pega o documentos impresos. La seguridad es uno de los puntos más fuertes para mysecway.
- Garantizar la confidencialidad: Las personas que presenten información sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, deben sentirse seguras y protegidas. Debes establecer procedimientos para garantizar la confidencialidad de la información proporcionada y tomar medidas para proteger la identidad de los informantes en la medida de lo posible.
- Investigar las denuncias: Debes llevar a cabo una investigación adecuada y exhaustiva de cada información recibida. Esto puede implicar recopilar pruebas, entrevistar a testigos y recabar información relevante para determinar la veracidad de la denuncia. Todo la investigación la debes de almacenar en el sistema interno de información clasificado como confidencial, protegiendo la identidad del informante y de terceras personas relacionadas con la información.
- Tomar medidas apropiadas: Si se determina que la información recibida tiene indicios de ser veraz, debes tomar las medidas adecuadas para abordarla. Esto puede incluir la colaborar con el Ministerio Fiscal cuando aprecie que el hecho objeto de la comunicación es constitutivo de delito, además de las correspondientes aplicaciones de políticas corporativas que tenga definida la organización. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia.
- Mantener registros adecuados: Debes mantener los registros precisos y detallados de todas las denuncias recibidas, accesos a la información, las investigaciones realizadas y las acciones tomadas. Estos registros son importantes para garantizar la transparencia, cumplir con la legislación y facilitar futuras investigaciones si es necesario.
- Proporcionar informes y estadísticas: Como responsable del canal de denuncias de tu empresa, deberás proporcionar informes periódicos a la alta dirección u otros órganos relevantes de la organización. Estos informes pueden incluir estadísticas sobre el número de denuncias recibidas, el tipo de denuncias y las acciones tomadas, manteniendo siempre la confidencialidad de las personas.
- Promover una cultura de ética y cumplimiento: Tu papel como responsable del sistema interno de información también implica promover una cultura de ética y cumplimiento en la organización. Debes educar y concienciar a los empleados sobre la importancia de denunciar conductas inapropiadas y asegurarte de que se sientan seguros al hacerlo.
Para realizar todas estas actividades, necesitas un apoyo tecnológico que sea rápido de ponerle en marcha e intuitivo en su uso. mysecway puede ser el sistema interno de información en tu empresa con el que puedes completar con seguridad, todas tus obligaciones como responsable del sistema y dar credibilidad a tu organización con el cumplimiento regulatorio.
